| Klant | De organisatie waarvoor je werkt. Alle gegevens zijn per klant gescheiden. |
| Aangifterecord (Declaration Record) | Eén zending met alles wat ervoor geldt: transport, incoterm, partijen, data en de goederen. Eerder “dossier” genoemd. Heeft een ID zoals 26-001. |
| Goederenlijn (Goods Line) | Eén regel goederen binnen een record, met eigen materiaal, aantal, bedrag en oorsprong. |
| Materiaal | Stamdata van een product, geïdentificeerd met de Mars Code. |
| Classificatie | De beslissing over een materiaal: HS-code, tarief, preferentie en regelgevende codes. Wordt nooit bewerkt maar opgevolgd door een nieuwe versie. |
| HS-code | Tariefcode van 8 of 10 cijfers. Zes cijfers op een leveranciersfactuur zijn een claim, geen aangifte. |
| Partij | Leverancier, broker, transporteur of leveringsplaats. |
| Broker-instructie | Wat je de douanebroker vraagt, per versie vastgelegd als onveranderlijk bewijs. |
| Supplier manual | Een checklist die beschrijft hoe zendingen van een leverancier (of lane) worden afgehandeld. |
| Incoterm | Leveringsvoorwaarde (Incoterms 2020) die de douanewaarde bepaalt. |
| T1 / transit | Douanevervoer onder schorsing; een T1 heeft een vervaldatum die bewaakt moet worden. |
| Formele / mondelinge aangifte | Formeel loopt via de broker met een douanedocument; bij mondeling is er geen document en wordt het bewijs achteraf opgehaald. |
| Vergrendeld | Een afgesloten of geannuleerd record kan niet meer wijzigen tot een manager het heropent. |